院長被我這麼一虧，有點不好意思：「沒有，沒有，別這樣講，哈哈哈。」其實他還是蠻開心的，呵呵。
「院長，您剛剛說您只是給了她一些指示，之後，她就把所有事情都搞定了，難道一直到活動舉辦前，她都沒有再去煩你嗎？」
「當然有啊！啊，不是，也不算是來煩我，她就是比較常會要我核准她的計劃或是給她建議，諸如此類的啦。」
「喔，那她的計劃長得什麼樣子，方便談談嗎呢？」
專案的憲法
「那有什麼問題。」接著，院長拿出他的平板電腦，滑了幾下，打開了一封email給我看：「這是我交代她的那一天當天下班時她寫給我的信，說是要請我回覆確認。」
信件內容大約是這樣：
- 活動名稱：中秋烤肉聯歡活動
- 活動目的：聯絡同事感情慶祝中秋
- 時 間：9/25 (中秋節前兩天)
- 地 點：香香烤肉園區 (醫院附近半個小時車程)
- 預 算：新台幣五萬元
- 人 數：約20人
- 成功定義：準時舉辦、不超支，且「五階滿意度調查」平均分數四分以上 (含四分)。
「院長，您回給橘子的這封信，其實就可以算是所謂的『專案章程』了喔，算是一個正式授權的文件，就像是您下給她去全權執行這個專案的聖旨一樣。」
院長：「ㄝ，別把我說得像是個專制的皇帝似的，我很開明的。」
「哈哈哈，院長，您別誤會，我只是打個比方而已。其實，橘子知道您很忙，通常只能口頭交辦事情，但是您也知道，事情久了之後容易忘記、漏掉，最好還是有個書面的東西留下來作為紀錄比較好，所以呢，橘子小姐就代替您起草這份『專案章程』，再給您簽核回覆，這可是一般企業內很常見的做法喔。就像公司章程是公司運作的憲法大綱一樣，專案章程就是專案運作的憲法。您這位橘子小姐雖然沒有講這些專有名詞，可是她做的這些動作，精神可都有到位呢。請問她有PMP證照嗎？」
「這我倒不是很清楚耶，等我回去再問她看看。」
辨識利害關係人
辦活動嘛，免不了就是要吃喝玩樂一番。這位橘子小姐的做事方法還蠻有邏輯性的。緊接著，院長打開了另外一封信給我看：「威廉兄，這是她在活動辦完之後，把所有相關文件都打包好的結案報告ZIP壓縮檔。因為活動辦得很好，加上我也沒有太多時間，所以我就沒有一個一個檔案都打開來詳細看啦。剛好趁這個機會，你就順便幫我看看，說說這裡頭又有哪些專案管理的相關觀念好了。」
「沒問題，我看看。」我檢視了一下ZIP裏頭的檔案，有個活動參加者名單，裏頭列出了每個人的食物忌諱，像是有些人不吃豬肉、牛肉、羊肉、海鮮，還有些人是不能吃辣的。不僅如此，清單上面還有紀錄哪些人愛唱歌，愛喝酒…。
「院長，您看看這份清單，這其實就是所謂的『利害關係人登記簿』。橘子把所有可能會影響活動，或者是被活動影響的人都列上來了，這些人就是這個專案的『利害關係人』。而且，橘子在這個清單裡頭還蒐集、紀錄了大家的一些『基本需求』喔。」
院長看了一下這個清單：「咦？為什麼留守的同仁也列上來啊？他們又沒有參加活動？」
「院長，留守的同仁雖然無法參加活動，但是他們也受到這個活動的『影響』啊！您想想看，其他人在當天都開開心心地去烤肉、唱歌，而他們卻要留守，就算是口頭上不說，他們的心裡頭會不會有些不是滋味呢？」
「嗯，應該多多少少吧！」院長微微點點頭。
「對啊，所以他們也是跟這個專案有『利害關係』的，也要被注意到和被照顧到啊！橘子心很細喔。」
我接著繼續說：「院長您看，橘子在『角色』這個欄位把這四個同仁列為『協辦人』，連同橘子本人這個PM，這個活動就總共有五個人在執行，這幾個人就是這個專案的『管理團隊』。」
「嗯，我懂了，那其他人的角色就是『隊友』，對吧？」
「您說對了一半。這清單裡，只要有參與協助活動舉辦的人都算是隊友，也就是『專案團隊成員』。不但如此，所有最後參與同歡的同仁們還都是『客戶』的角色。還有，您有發現這清單上還有『香香烤肉園區聯絡人』和『歡樂那卡西聯絡人』嗎？」
「對吼，他們又不是院內的同仁，為什麼也要列入這個清單啊？」
「院長，『香香烤肉園區聯絡人』和『歡樂那卡西聯絡人』會不會影響到活動的成敗？」
「當然會啊，要是說萬一場地沒協調好，或是那卡西當天唱的很俗、很難聽，那活動一定就會很慘的啊！」
「沒錯！所以這兩個聯絡人雖然不是您院內的同仁，但是他們對這個專案的成敗的『影響力』，其實還是非常大的，當然就得列為『利害關係人』囉，而且在分類上算是『外部』的利害關係人啊。」院長點點頭：「原來如此。」
成敗根本在於人
院長繼續說：「那既然是這樣，院方出錢，請同仁們中秋同歡，同仁們應該都會很開心才對啊，怎麼這清單上還會要有『支持、中立、反對』這種分類欄位啊？這算是多餘的了吧？」
「其實不然。對於不喜歡熱鬧的同仁們，會不會其實是『反對』的呢？而那些要留守的同仁們，可能大多數會是『中立』的態度，但會不會也有少數人，心裡其實是因為忌妒而『反對』的呢？」
院長：「怎麼會？應該不會有人這樣想吧？就算有，應該也不至於暗中搞破壞吧？」
「您真的確定嗎？」我賊賊地看著院長。院長被我這麼一問，倒是像突然被電到一樣。
「啊！我想起來了。這次的活動還真的是有一點小波折。就是有謠傳說這次辦的活動經費很充裕，主辦團隊都亂花錢之類的。不過最後活動結束後，大家都很滿意，謠言也就不了了之，銷聲匿跡了。你的意思是說…」
我慢慢點了幾次頭：「沒錯，您猜對方向了。」
「哎呀！我還是很難相信會有這種事情啊！」院長顯得很驚訝。
「當然啦，沒憑沒據的，我們也不能隨便影射他人就是了。但是如果能夠事先找出這些態度傾向於『反對』這個活動專案的人，再加以適當的疏導、溝通，和管理，也許這謠言就不會發生了。不過話說回來，這種事情很敏感，也許橘子早就已經這樣做了，這才讓反對的阻力化解到只剩下謠言，只不過她不能把這些東西『寫出來』罷了。」
院長恍然大悟：「辦個活動而已，還要注意這種事情啊，真的是…」
「對啊，所以說專案管理這種事情，看似簡單，其實要做好，真的不是這麼容易。尤其是人的管理啊！」
(以上故事純屬虛構，如有雷同，純屬巧合)
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